❌ 10 häufige Planungsfehler bei Events – und wie Sie sie vermeiden
So wird Ihre Veranstaltung in Frankfurt nicht zum Stressfaktor
Ob Hochzeit, Firmenfeier oder privates Event – kleine Planungsfehler können große Folgen haben. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die 10 häufigsten Stolpersteine bei der Eventplanung – und wie Sie diese gezielt vermeiden. So wird Ihr Event im HERZ von Frankfurt ein voller Erfolg.
10 häufige Planungsfehler bei Events
Warum Planungsfehler häufig unterschätzt werden
❗ Kleine Details – große Wirkung
Ein fehlendes Verlängerungskabel oder eine verspätete Einladung kann bereits ausreichen, um den Ablauf massiv zu stören.
🧠 Stress als Folge mangelnder Struktur
Fehler entstehen oft durch unklare Zuständigkeiten oder schlechte Zeitplanung. Mit der richtigen Organisation lassen sich viele Probleme im Vorfeld verhindern.
Top 10 Event-Fehler – und wie Sie diese vermeiden
1. 📅 Zu spät mit der Planung beginnen
Fehler: Wunschlocation ausgebucht, Dienstleister nicht mehr verfügbar.
Lösung: Frühzeitig Termin sichern und Location reservieren.
2. ✉️ Einladungen zu spät oder unklar verschickt
Fehler: Gäste erscheinen nicht – oder am falschen Ort.
Lösung: Einladung frühzeitig, klar & mit Rückmeldefrist versenden.
3. 💸 Kein realistisches Budget
Fehler: Unerwartete Zusatzkosten, Budget wird gesprengt.
Lösung: Budgetplanung für Events inklusive Puffer einplanen.
4. 📋 Keine schriftliche Aufgabenverteilung
Fehler: Niemand fühlt sich verantwortlich.
Lösung: Checkliste & klare Zuständigkeiten nutzen – Eventplanung mit Struktur.
5. 🔌 Technik nicht vorher getestet
Fehler: Mikrofon funktioniert nicht, Beamer bleibt schwarz.
Lösung: Technikprobe 1–2 Tage vorher durchführen.
6. 🧾 Kein Ablaufplan
Fehler: Verwirrung, keine Orientierung für Dienstleister.
Lösung: Ablauf mit Uhrzeiten & Ansprechpartnern aufstellen.
7. 🌦 Wetter ignoriert (bei Outdoor-Events)
Fehler: Regen ruiniert das Event.
Lösung: Schlechtwetter-Plan mit Zelten oder Ausweichraum bereithalten.
8. 🍽️ Catering nicht auf Allergien abgestimmt
Fehler: Gäste können nichts essen.
Lösung: Menüabfrage im Voraus – z. B. Brunch Catering mit Optionen.
9. 🎤 Keine klare Moderation oder Begrüßung
Fehler: Gäste sind verunsichert, Chaos beim Start.
Lösung: Gastgeberrolle definieren oder professionelle Moderation einplanen.
10. 📸 Wichtige Momente werden nicht dokumentiert
Fehler: Keine Fotos vom Höhepunkt.
Lösung: Fotograf oder Freund beauftragen, Fokus auf beste Fotospots in Frankfurt.
❌ 10 häufige Planungsfehler bei Events – und wie Sie sie vermeiden
Fazit: Vorausschauend planen zahlt sich aus
Eine perfekte Veranstaltung lebt von guter Vorbereitung. Wer die häufigsten Fehler kennt und gezielt vermeidet, schafft die besten Voraussetzungen für ein stressfreies, gelungenes Event. Das erfahrene HERZ-Team steht Ihnen dabei zur Seite.
Das Herz von Frankfurt - Eventlocation Frankfurt
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Verfasst von Chikei Yung – Guinness-Weltrekordhalter & geprüfter Ernährungsexperte
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